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企業外事管理系統
| 企業外事辦公系統是北京木聯能軟件股份有限公司開發的專業企業級外事管理軟件，是我們針對企業外事管理工作的特點，結合多家大型國企的外事管理工作經驗，定制開發的一套專業的外事管理軟件。本系統集外事出訪、外事接待、外事人力資源管理于一體，將團組管理、人員管理、證照管理、出訪審批有機結合，并提供多種方式的統計報表與復合查詢功能，能夠大大縮短企業外事出訪審批的時間，提高外事工作效率，節約外事工作的人力、物力。 研發背景 隨著企業的發展，對外合作也越加頻繁，企業外事的工作量越來越大，企業的外事審批、證照辦理與管理、出國人員的動態管理等工作也越來月繁重。當前，大多數企業的外事辦理工作都采用手工管理，造成工作重復煩瑣，尤其針對審批文件與證照實物的管理，需要大量的人力維護，查詢統計起來極其不便，隨著信息技術的發展，通過*的計算機軟件來進行外事工作的辦理已經成為必然。 2005年，中國水電工程顧問集團公司在建設其“綜合管理系統二期”時委托我公司為其開發其外事管理系統，同時在專業上進行指導，最終成功開發其外事管理系統，實現了其整個集團的外事工作的網上辦理，從而大大提高了整個集團的外事工作效率。隨后，在中國電力企業聯合會組織的電力企業外事交流會上，本系統得到了大家的一致認可，從而我公司進行外事系統的產品化開發奠定了很好的基礎。 2006年初，我公司成功推出了企業外事管理系統，主要面向大型企業集團的外事管理，該系統可方便的進行網上外事審批工作，證照管理及預警，出國人員動態管理以及企業的對外合作，同時，針對我國要求企業提供的工作報表，在系統中可直接生成并打印，大大的減輕了企業外事工作的煩瑣程度，提高了外事辦理的效率，使企業的外事部門可以把精力投入到真正的對外經營與合作，從而開辟了企業外事管理工作的新篇章。 系統特點 1.靈活的流程處理方式：軟件構建于靈活、穩定的協同辦公工作流平臺之上，能根據用戶的不同需求迅速靈活的定制企業出訪審批流程。2.方便快捷的操作方式：用戶只需輕點鼠標，便可根據填入的團組信息自動生成請示件、批件、審批件等一些列出國審批文件，支持一鍵打印。 3.標準的文件格式：軟件自動生成的請示件、任務批件、任務確認件、任務通知書、任務審批件、出國人員名單表、護照申請卡等一系列文件均*符合要求的文檔格式。 4.快速準確的查詢統計功能：軟件提供多種查詢條件的復合查詢功能，能快速準確的查詢統計出用戶要求的數據 5.隨時隨地的辦公方式：軟件除本地辦公外，還支持遠程辦公和移動辦公，能夠有效的利用工作時間。 6.友好的人機交互界面：軟件采用B/S結構，界面簡潔明快，操作簡便，并可以根據用戶的不同需求定制軟件界面。 7.專業性、實用性：通過與多個大型企業的合作，我公司擁有多名外事管理專業顧問人員，兼有外事信息系統的實施經驗，能充分的想用戶所想，保證系統在實施過程中的專業性與實用性。 8.良好的兼容性和擴展性：軟件采用了J2EE體系結構，在設計上充分考慮了系統的兼容性和擴展性性的要求，能夠以最小的代價來限度地滿足以后技術和業務發展變化的需要，并能與各種新的軟硬件資源無縫集成充分利用。 系統功能 系統首先可以分為兩大部分：外事門戶與外事辦公，外事門戶主要用來發布外事工作中的各種信息動態、規章制度、政策事指南等，同時作為外事辦理工作的入口，實現了用戶的統一認證登錄以及權限管理。(一)、外事門戶 外事門戶包含了通知公告、外事動態、外事服務、網上問答、相關鏈接等信息發布功能，同時也提供了進入辦公區的入口，提供了相關辦理人員的待辦事宜等信息，使用戶可以方便的了解到外事工作的當前動態信息，快速了解各項辦事流程，同時也做為所有外事工作人員的交流園地，其界面如下圖所示： (二)、外事辦公 外事辦公部分用來實現外事管理是網上辦公，其中主要包括有信息管理、團組申報、外事審批、證照管理、查詢統計、人員動態以及數據字典等功能。辦公區的界面如下圖所示： (1)、信息管理 為用戶提供發布外事動態、外事服務信息的功能，同時提供外事會見管理和外事人才管理的功能。(2)、團組申報 各組團單位填報本單位出國團組信息和出國人員信息，并可以將出國申請提交集團公司審批。(3)、外事審批 集團公司總部合作部用戶審批辦理各子公司出國申請，系統自動生成批件、人員名單、審批件等出國申請相關文件。(4)、證照管理 外事或證照辦理人員管理本公司證照信息，同時提供證照預警功能，用戶能靈活定制預警時間，以短信的形式提示證照管理人員即將到期的證照。(5)、查詢統計 能將多種查詢條件進行組合，對團組信息、證照信息、人員動態信息等進行復合查詢。(6)、人員動態 實現出國人員的動態管理。各子公司修改本單位出國人員的實際出國時間和實際回國時間，便于集團公司對出國人員動態的實時管理。(7)、數據字典 供系統用戶維護常用單位、團組附件類型、證照附件類型等數據信息。應用案例 此系統目前成功應用于中國水電工程顧問集團公司，實現了整個的外事工作的網上辦理，尤其是通過本系統，其分布與全國各地的七個下屬設計院都可以通過本系統來辦理出國事項，免去了以往的頻繁出差，大大提高了辦理效率，節約了辦理費用，目前該系統已經取得了良好的經濟效益與管理效益。 |
