成本預(yù)算管理

YP（中國）有限公司
報(bào)價(jià)管理信息系統(tǒng)
YINPU的高精密度、高復(fù)雜度及性能關(guān)鍵的鑄件和機(jī)加工零部件制造商，我們的產(chǎn)品被用于不同終端市場。我們?yōu)閬碜缘亩嘣蛻羧禾峁┒ㄖ频蔫T造和機(jī)加工產(chǎn)品和表面處理服務(wù)。我們的垂直整合業(yè)務(wù)模式及為我們的客戶提供一站式解決方案的綜合能力樹立了我們的。許多客戶均為其各自行業(yè)中的，包括Benteler、Bosch 、Caterpillar、 Cummins及Parker-Hannifin。
客戶（中國）有限公司在2011年9月份開始在集團(tuán)全面應(yīng)用了SAP系統(tǒng)，其功能包括：銷售與分銷（SD）、采購與庫存（MM）、生產(chǎn)計(jì)劃與控制（PP）、設(shè)備管理（PM）、質(zhì)量管理（QM）、財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)（FICO）、人力資源管理（HR）。
目前在對國內(nèi)，對于客戶的銷售報(bào)價(jià)環(huán)節(jié)，采用的是‘郵件’+‘OA’+‘EXCEL’ +‘電話’的多平臺(tái)多工具的方式進(jìn)行；目前暴露出的問題如下：

1. 初始詢價(jià)環(huán)節(jié)沒有統(tǒng)一的詢價(jià)提交入口，用的是分散的郵件形式或者被動(dòng)地到下載；
2. 沒有統(tǒng)一的詢價(jià)提交信息規(guī)范和檢查，詢價(jià)包內(nèi)信息參差不齊，使成本測算工作需要往復(fù)溝通和確認(rèn)，影響效率；
3. 圖紙信息沒有集中的存儲(chǔ)，維護(hù)與管理；（技術(shù)上是集中在文件服務(wù)器（加密），但實(shí)際圖紙傳遞過程是通過OA傳遞，并沒有嚴(yán)格執(zhí)行加密傳輸。）
4. 缺少潛在客戶或者報(bào)價(jià)失敗客戶的信息維護(hù)和管理；
5. 報(bào)價(jià)環(huán)節(jié)由于需要有大量的不同種類產(chǎn)品的成本測算工作，成本測試本身又涉及到品類眾多的成本項(xiàng)目（原材料，鑄件，機(jī)加工，檢測費(fèi)，清洗包裝費(fèi)，物流費(fèi)，表面處理，模具，工裝，檢具，外購，自制，人工費(fèi)等），所以需要消耗大量的時(shí)間去分析圖紙，詢問單價(jià)，確認(rèn)重量，計(jì)算單價(jià)，表面積等子項(xiàng)目，以及經(jīng)驗(yàn)系數(shù)的給出，從而影響整個(gè)報(bào)價(jià)的效率 ；
6. 各種類產(chǎn)品成本測算沒有統(tǒng)一共識(shí)的字段規(guī)范，如模具費(fèi)自制，外購字段的設(shè)定，以及修改成本測算時(shí)報(bào)價(jià)版本，圖紙版本的變更維護(hù)，會(huì)造成報(bào)價(jià)人員的理解誤差和取數(shù)誤差；
7. 整個(gè)報(bào)價(jià)環(huán)節(jié)使用大量的EXCEL表格進(jìn)行操作，單機(jī)的EXCEL存儲(chǔ)在本地，無法做到有效的分類權(quán)限管控，數(shù)據(jù)安全保密，以及無法快速的制作出各維度的管理分析報(bào)表供決策；
8. 詢價(jià)提交人員，成本測算人員,報(bào)價(jià)人員，沒有明確科學(xué)合理的分工協(xié)作規(guī)劃，有分工才有效率，有協(xié)作，才有效益！

因此，客戶需要選用一套易用，實(shí)用，強(qiáng)大而不過多改變?nèi)藛T操作習(xí)慣的系統(tǒng)，將涉及報(bào)價(jià)各環(huán)節(jié)的表單元數(shù)據(jù)，有序，規(guī)范，快捷，集中存儲(chǔ)在高效的數(shù)據(jù)庫里，解決多平臺(tái)多工具的混合低效問題，在不改變原始主線流程和EXCEL習(xí)慣的前提下限度的提升報(bào)價(jià)效率，報(bào)價(jià)競爭力，以及報(bào)價(jià)成功率！

建設(shè)目標(biāo)

主要為客戶實(shí)現(xiàn)報(bào)價(jià)流程系統(tǒng)化，減少報(bào)價(jià)環(huán)節(jié)的各種人為差錯(cuò)；統(tǒng)一平臺(tái)，減少往復(fù)溝通，多工具切換，提高整體報(bào)價(jià)效率, 實(shí)時(shí)集中存儲(chǔ)有價(jià)值的元數(shù)據(jù)，從而為決策層提供更多維度的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表。

總體設(shè)計(jì)原則

易用，好用，實(shí)用！
站在管理者的高度來架構(gòu)，終端用戶使用的角度來實(shí)施，用軟件設(shè)計(jì)的思想來融合！任何優(yōu)秀的管理系統(tǒng)本身，不僅僅是功能的堆積，而是在終端用戶廣泛應(yīng)用的前提下，先接地氣，再作數(shù)據(jù)與功能的深挖掘。
體業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)

總體業(yè)務(wù)流程圖：

圖 5-6 詢價(jià)子流程

流程表單：
 

成本測算子流程

精密機(jī)加工成本測算

流程表單：

航空醫(yī)療精鑄件成本測算

1. 純鑄造測算表單

1. 鑄造機(jī)加工表單
2. 

報(bào)價(jià)及客戶反饋處理子流程

流程圖：
功能說明：

1. 報(bào)價(jià)人員獲取成本測算單，開始填寫 《產(chǎn)品報(bào)價(jià)計(jì)算表》，根據(jù)詢價(jià)單號自動(dòng)匹配提取成本測算單內(nèi)容到單元格。補(bǔ)充系數(shù)，運(yùn)費(fèi)，匯率等信息后，自動(dòng)算出報(bào)價(jià)單價(jià)，并保存結(jié)束。
2. 完成了《產(chǎn)品報(bào)價(jià)計(jì)算表》，開始填寫《報(bào)價(jià)單》選擇語言版本，并根據(jù)詢價(jià)單號或者報(bào)價(jià)計(jì)算表單號自動(dòng)匹配取詢價(jià)件號，材料，工藝，單價(jià)等相應(yīng)信息，修改補(bǔ)充文字條款等細(xì)節(jié)、完成最終的報(bào)價(jià)單；
3. 將報(bào)價(jià)單通過郵件的方式進(jìn)行審批。
4. 審批通過后，報(bào)價(jià)人員點(diǎn)擊傳遞，流程至銷售人員，銷售人員發(fā)送正式的報(bào)價(jià)單給外部客戶；
5. 審批未通過，報(bào)價(jià)人員判斷是否需要成本人員重新成本測算，如不需要，報(bào)價(jià)人員更改《產(chǎn)品報(bào)價(jià)計(jì)算表》，并生產(chǎn)新版本的報(bào)價(jià)單；如果需要重新成本測算，則將成本測算流程撤銷后回退給成本測算人員。成本測算人員在數(shù)據(jù)中心找到原有測算單，復(fù)制填表新一張成本測算單，并修改相關(guān)數(shù)據(jù)，直至完成。同時(shí)報(bào)價(jià)人員重新修改報(bào)價(jià)計(jì)算表，重新填寫詢價(jià)單號，自動(dòng)提取數(shù)據(jù)，并調(diào)整相關(guān)數(shù)據(jù)直至完成，再在流程工作臺(tái)重新處理報(bào)價(jià)單，修改相關(guān)信息后，繼續(xù)傳遞。同時(shí)報(bào)價(jià)人員重新修改報(bào)價(jià)計(jì)算表，重新填寫詢價(jià)單號，自動(dòng)提取數(shù)據(jù)，并調(diào)整相關(guān)數(shù)據(jù)直至完成，再在流程工作臺(tái)重新處理報(bào)價(jià)單，修改相關(guān)信息后，繼續(xù)傳遞給上級審批。
6. 收集客戶反饋信息，并通知填寫《客戶反饋表》；客戶反饋表中設(shè)置狀態(tài)字段，下拉框填寫：
7. 報(bào)價(jià)成功，反饋表傳遞流程結(jié)束；
8. 重新報(bào)價(jià)，抄送給報(bào)價(jià)人員并反復(fù)上面流程操作；
9. 無反饋（中間狀態(tài)），填寫相關(guān)時(shí)間記錄，流程結(jié)束。

流程表單：
1.產(chǎn)品報(bào)價(jià)計(jì)算表
節(jié)點(diǎn)操作說明

報(bào)表和功能：

新詢價(jià)跟蹤表

報(bào)價(jià)成功/報(bào)價(jià)失敗分析報(bào)表

轉(zhuǎn)移定價(jià)

成本拆分功能

報(bào)價(jià)批量更新……

表單流程設(shè)置功能介紹

前面講總業(yè)務(wù)流程是數(shù)據(jù)流向的邏輯運(yùn)算參考，而每張表單，即模板也有自身的表單流程，系統(tǒng)中表單模板為最基本單元，通過對表單模板的定義與設(shè)計(jì)，最終給終端用戶一個(gè)填表的入口。

1. 模板屬性分為三種：單一填報(bào)，多人填報(bào)，流程驅(qū)動(dòng)，只有是流程驅(qū)動(dòng)的表上才可以進(jìn)行流程設(shè)置。

1. 流程設(shè)置功能

首先畫表單的操作流程示意圖；
由開始，結(jié)束，流程任務(wù)，及流向線四要素組成。流程任務(wù)有任務(wù)屬性，流向線有流向?qū)傩浴?br>接下來定義各節(jié)點(diǎn)任務(wù)屬性，填寫區(qū)域，及對應(yīng)執(zhí)行人或回退人
 
 

流向線基本屬性
 
流向線上可設(shè)置抄送
 
整個(gè)設(shè)置界面如下：

 
通過對表單模板的流程設(shè)置，可實(shí)現(xiàn)人員分工填寫不同區(qū)域，審批確認(rèn)，以及條件自動(dòng)判斷等。
流程功能：針對時(shí)間段的代處理，系統(tǒng)有工作流委托。

用戶界面設(shè)計(jì)

界面分導(dǎo)航界面，和用戶使用界面，導(dǎo)航界面根據(jù)不同的功能部門分類，使用界面即EXCEL表格界面
 
數(shù)據(jù)中心

智能Excel特點(diǎn)簡要說的軟件之一，不但功能強(qiáng)大而且易學(xué)易用，在智能化普及方面起著積極作用。依靠*的插件技術(shù)，智能Excel的操作界面*嵌入到了Excel當(dāng)中，成為了Excel的一個(gè)子系統(tǒng)，從而也順理成章地繼承了Excel的各種優(yōu)點(diǎn)。智能Excel使用了*的智能識(shí)別技術(shù)，使你在使用智能Excel的同時(shí)，可以像往常一樣處理那些獨(dú)立的Excel文件，與Excel高度融合、和諧并存
在Excel的傳統(tǒng)使用過程中，是以文件的形式保存所輸入的數(shù)據(jù)的，這樣做的缺點(diǎn)也是非常明顯的，例如當(dāng)數(shù)據(jù)量很大很復(fù)雜時(shí)，面對一大堆雜亂的文件，要對其進(jìn)行有效的管理非常困難，更不用說要對歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)、分析、重用等高級操作了。面對一大堆寶貴的數(shù)據(jù)卻不能有效加以利用，非常無助！
這時(shí)讓我們換個(gè)角度想想，如果我們能把這些存在一個(gè)個(gè)文件中的數(shù)據(jù)提取出來，然后有規(guī)律地存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，利用數(shù)據(jù)庫成熟、強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理能力，上面的問題不就是都可以解決了嗎？沒錯(cuò)，而且這些需求在智能Excel當(dāng)中都已經(jīng)做到，你只需要首先根據(jù)自己的需要定義好一個(gè)模板，以后你在該模板上輸入的數(shù)據(jù)都會(huì)被智能Excel提取，并保存到數(shù)據(jù)庫中去，當(dāng)你查看時(shí)，又自動(dòng)從數(shù)據(jù)庫中把數(shù)據(jù)取出并填入到模板中，與你在輸入時(shí)看到的樣子一模一樣。更重要的是智能Excel可以讓你從此輕松地對數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分析、比較，從而可以讓你限度地發(fā)掘數(shù)據(jù)的價(jià)值。