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一、 前言
中科東策檔案管理系統提供給企業一個易用，安全，有效的文檔管理軟件。通過該系統軟件，企業可以集中存儲和管理海量的文檔和各類的數字資產，讓塵封的文檔飛躍成為優質數字資產。系統安裝使用非常簡單，使用成本和維護成本都非常低。
中科東策檔案管理系統可以完成絕大部分企業的文檔處理需求，并且新的功能還在持續不斷的升級和完善中。該產品*可以滿足企業級文檔管理系統部署需求，同時也可根據客戶的個性化需求在該平臺基礎上進行二次開發。
中科東策已經在軟件評測中心、中國、廣西監管局、中國建設銀行-總行風險管理部、齊魯銀行、神州數碼網絡有限公司、首都信息發展股份有限公司、天津電力建設公司、中國天津電力機車、連云港港口集團、國電南瑞、廣州海格通信集團、東風鍛造有限公司、沈陽市規劃設計研究院、總醫院生物醫學工程研究所、天津港保稅區信息中心、北（某處）、紅云紅河煙草(集團)、江蘇省溧陽市國家、中國石化工程建設公司等幾百家單位成功部署和實施，并得到客戶的廣泛認可。
二、 技術平臺及系統構架
系統支持Win2000、XP、Win 2003、 Win7、Win2008及Win8，64位或者32位系統。系統自帶數據庫，不需要用戶額外安裝其它的軟件，實施快且成本低。
1. 開發語言和環境
應用架構：Browser/Server
開發工具：CodeGear RAD Studio Delphi XE、Microsoft Visual Studio 2003
編程語言：Delphi、C++、HTML、JavaScript
2. 構架簡單描述
WEB服務：是中科東策的核心服務，負責響應用戶所以頁面請求，接受用戶數據文件，發送用戶請求的文件。
文件數據服務：負責處理WEB的文件數據處理，對文本文件、Pdf文件、Office文件、郵件文件、HTML文件提取保存正文，對圖片文件建立縮略圖，處理預覽文件等等。
全文索引服務：負責建立文件的索引，方便用戶快速查詢。再建立索引前，用戶可以設置對中文進行中文分成處理，中文分詞的好處是查詢的結果更精確，質量更高。
文件備份服務：負責備份系統全部文件和數據庫數據。
Firebird數據庫服務：保存用戶信息、權限，文件及文件夾信息、操作日志等基本數據。
3. 采用的第三方軟件及控件
Flash 預覽模式下（類似文庫文件預覽方式），文件預覽服務采用OpenOffice軟件，此軟件開源免費，版權許可參見 。
采用Firebird數據庫，開源免費數據庫，沒有商業許可限制，版權許可參見。
三、 系統功能及描述
系統主要分知識管理、文件管理、用戶及權限管理、系統管理三大部分。
1. 文檔管理部分
(1) 文件傳輸
l 系統提供批量文檔傳輸工具，可以一次批量導入文件，也可定時導入文件。
l 系統提供快速導入功能，可以在服務器端選擇服務器路徑快速導入超大批量文件。
l 文件上傳時系統自動對比文件，同一文件夾下同一個文件只上傳一次。
l 系統支持文件夾及文件的移動操作。
l IE10版本支持文件直接拖拽功能，更方便用戶文件傳輸。
l 支持系統初始化時的文檔大規模導入
文件批量上傳、下載如下圖所示：
文件拖拽上傳如下圖所示：
文件快速導入如下圖所示：
(2) 文件查看
l 系統采用Windows資源管理器式的文檔管理模式，文件夾采用樹形結構顯示，同時提供文件夾排序、文件夾描述和文件夾模板功能。
l 提供“詳細”，“縮略圖”，“列表”三鐘瀏覽方式，如果是圖片文件，系統自動顯示縮略圖,同時顯示文件的大小、修改時間、簽出人、文檔摘要等信息。
l 提供文件詳細描述信息，系統自動顯示文件概要。
l 提供文件下載和瀏覽的統計功能。
文件詳細查看方式如下圖所示：
縮略圖查看方式如下圖所示：
文件列表查看方式如下圖所示：
(3) 常用文件預覽
l 預覽時不能拷貝，復制、粘貼、打印、另存文件內容。
l 支持常見的文本類文件預覽。
l 支持office Word Excel PowerPoint 95，97，2000，XP，2003，2007，2010版本文件的預覽。
l 支持Rtf文件預覽。
l 支持Pdf文件預覽。
l 支持常用的圖形 bmp, gif, jpg, jpeg, png, psd, pdd, psp, tga, tif; tiff, pcd, , bw, rgb, rgba, sgi, cel, pic, vst; icb; vda; win, rle, dib, pcx, pcc, scr, ppm, pgm, pbm, cut, pal, rla, rpf等文件格式預覽。
l 支持 MHT、HTML等頁面文件預覽。
l 支持常見的AVI，MP3，FLV等常見多媒體文件預覽及播放。
Word文件預覽（Flash預覽模式）如下圖所示：
Tif文件預覽如下圖所示：
Avi文件在線播放如下圖所示：
(4) 工程文件預覽
預覽工程文件時，客戶需要自己安裝SolidWorks eDrawings Viewer免費控件或者AutoVue控件。
l 支持Autocad(dwg, dxf等)文檔預覽。
l 支持Proe(prt, pcl, prn, plt等)文檔預覽。
l 支持Protel(pcb, dxp等)文檔預覽。
l 支持SolidWorks 文件(*.sldprt, *.sldasm, *.slddrw)。
l 支持Powerpcb(pcb, grp, drl, *rep等)文檔預覽。
l 支持Illustrator(ai, eps等)文檔預覽。
l 支持Coreldraw(cdr等)文檔預覽。
l 支持Photoshop(psd等)文檔預覽。
l 支持RAW數碼照片預覽：
l 支持Apple 、Canon 、 Casio 、 FUJIFILM 、 Mamiya 、Kodak 、 Minolta 、 Nikon 、 Olympus 、 PENTAX 、Panasonic 、 Phase 、 Rollei 、 SAMSUNG 、 Sony 等常見單反相機RAW文件預覽。
CAD文件預覽如下圖所示：
PCB文件預覽如下圖所示：
(5) 文件修改及版本控制
l 支持文件重命名。
l 支持常用文件的修改（需要客戶端軟件的支持），修改前的文件自動備份為舊版本。
l 提供版本控制功能，用戶可以簽出且鎖定文件，簽入文件時自動形成歷史版本。
l 系統提供歷史版本文件的預覽、回滾和本地文件的對比等版本控制的操作。
在線編輯如下圖所示：
版本控制如下圖所示：
(6) 文件搜索
l 支持文本文件的標題和正文全文檢索。
l 支持office Word Excel PowerPoint 95，97，2000，XP，2003，2007，2010等文件的標題和文件內容的正文搜索，系統自動從這些文件中提取正文，自動建立索引供用戶搜索。
l 支持PDF文件內容的全文搜索。
l 支持多條件文件搜索。
l 支持文件夾搜索。
l 支持文件摘要的搜索。
l 支持中文分詞和用戶自定義詞庫。
l 支持搜索詞智能提示。
l 記錄用戶的搜索歷史。
搜索如下圖所示：
(7) 回收站
l 提供回收站功能，文件夾和文件刪除時先刪除到回收站中，同時顯示刪除時間和刪除操作人員。
l 可以從回收站中恢復文件。
回收站如下圖所示：
(8) 文件審核
l 支持文件審核，當系統啟動審核功能后，文檔需要審核才能使用。
l 系統支持文件上傳、修改、下載、預覽等審核。
l 審核建立后，用戶做上傳、修改等文件操作時，系統自動判斷操作行為，觸發啟動相對應的審核流程。流程啟動后，系統會用消息通知審核人，審核人通過(不通過)后，系統自動進行下一步審核流程，直到審核過程結束。過程結束后，系統通知文件操作用戶。
審核流程設計如下圖所示：
流程審核過程如下圖所示：
(9) 文件屬性
l 系統支持用戶自己定義和設計文件屬性，屬性支持文本型、數值型、浮點數字型、多選型、單選擇型、時間型字段。
l 系統上傳文件時可以對屬性賦值。
l 可以用屬性對文檔進行精確查詢。
l 也可以在全文檢索輸入屬性值對文件進行查詢。
(10) 文件映射
l 通過映射功能，某一文件夾或者文件可以出現在其他的文件夾中，映射文件的同時可以設置權限。
l 支持文件夾中全部文件的映射。
l 支持文件夾中新建文件夾和新增文件的自動映射。
(11) 文件發布
l 可以通過此功能讓非系統注冊用戶訪問系統內的文件，發布文件可以設置訪問密碼。
(12) 文件歸檔
l 系統支持文件歸檔操作，歸檔后，文件將不能被修改和刪除，但可以下載，瀏覽。
l 歸檔后的文件可以取消歸檔。
(13) 文件留言
l 支持對一個文件留言，回復。
如下圖所示：
(14) 文件快照
l 支持對一個文件增加快照文件，方便用戶預覽。
如下圖所示：
(15) 知識地圖
l 文件映射的具體應用，用于文件歸類。
如下圖所示：
(16) 工作中心
l 可以把用戶修改的文件、審核的文檔、關注的文檔、站內消息等集中起來，為個人管理提供更便利的工作方式。
如下圖所示：
(17) 站內消息和郵件發送
l 支持站內用戶的消息傳遞，支持通過控件以SMTP方式發送郵件。
發送站內消息如下圖所示：
發送郵件消息如下圖所示：
2. 組及用戶管理、權限控制部分
(1) 權限分類
l 文件夾具體包含列表、增加、修改、刪除、權限。
l 文件具體包含列表、預覽、上傳、下載 、修改(包括下載) 、刪除、審核、發布，
l 日志權限、組權限。
如下圖所示：
(2) 用戶的組權限
l 把用戶增加到組中時可以給用戶分配權限，用戶根據權限訪問組的文件夾和文件。
l 系統提供模板，也可以增加和修改模板。
l 組權限可以查看和修改。
(3) 文件夾權限
l 當組權限不能滿足權限要求時，直接可以對一個文件夾。
l 文件夾權限可以查看和修改。
如下圖所示：
(4) 文件權限
l 當單獨給一個或者幾個文件時，使用此功能。
l 文件權限可以查看和修改。
(5) 組管理
l 提供分組功能，方便和人員管理。
l 提供windows 域用戶和組織結構的導入功能。
導入域組和域用戶如下圖所示：
(6) 用戶管理
l 系統可以查看用戶的基本信息，初始化密碼，禁用和啟用用戶，支持用戶批量導入。
用戶管理如下圖所示：
(7) 域用戶管理
l 系統支持windows 域用戶自動登錄系統，系統后臺自動處理用戶信息。
l 方便和使用windows域功能的系統實現對接。
3. 系統管理部分
(1) 文件備份及恢復
l 提供組或者用戶的文檔備份和恢復操作，備份時可以選擇時間范圍，文件夾等，恢復時可以恢復其中某幾個文件。
(2) 文件操作日志管理
l 系統記錄用戶的全部文件操作行為，管理員可以監控文件的操作情況。
操作日志管理如下圖所示：
(3) 用戶管理
管理用戶信息、設置用戶狀態、空間分配等。
如下圖所示：
(4) 存儲情況
統計系統中的文檔數量、占用空間等，并以餅圖的方式顯示統計情況。
如下圖所示：
(5) 上傳查詢
按用戶、上傳時間查詢文檔上傳記錄，統計文檔被瀏覽、下載次數。
如下圖所示：
(6) 映射管理
管理所有的映射文件夾和映射文件。
如下圖所示：
(7) 模板管理
管理系統中的模板文件，用戶可以在模板文件的基礎上創建新的文件。
如下圖所示：
(8) 文件屬性
可以在此定義系統中文件的各種擴展屬性，通過自由組合各種擴展屬性來檢索系統中的文件。
文件屬性定義如下圖所示：
屬性查詢如下圖所示：
(9) 批量
管理員可以對多個文件夾進行批量，適用同一組下的多個文件夾具有相同權限的情況。
如下圖所示：
(10) 權限統計
權限統計分為組統計、文件夾統計和文件統計，方便管理員查看和管理已限。
組統計如下圖所示：
文件夾統計如下圖所示：
文件統計如下圖所示：
(11) IP訪問控制
通過設置單個IP地址或者IP段來控制訪問文檔管理系統的來源IP地址。
如下圖所示：
4. WINDOWS域用戶統一登錄
文檔管理系統的用戶登錄系統時可以用WINDOWS域賬戶進行身份認證。開啟此方式時需要輸入完整的域名稱和域IP，認證方式分為由本機進行域用戶認證（需本機先登錄域）、提交用戶名和密碼到域服務器進行驗證以及域和文檔管理系統混合驗證三種。
配置如下圖所示：
5. SMTP郵件發送
SMTP參數設置是郵件系統使用的前提，參數設置成功并且啟用該功能后，在文檔管理系統內就可以進行郵件發送了。
配置如下圖所示：
6. RTX參數設置
RTX（騰訊通）是騰訊提供的企業即時通信平臺，設置好相應參數后，就可以在文檔管理系統內發送消息了。目前文檔管理系統提供了RTX單點登錄，反向登錄和發送RTX消息等功能。
參數配置如下圖所示：
四、 部署和實施
1. 部署實施：
硬件要求：
l CPU： Intel Xeon 1GHz，建議Intel Xeon 2GHz以上
l 內存： 256M以上，建議1024M以上，
l 硬盤空間： 根據您將來的文件容量的1.2～1.5倍空間來決定安裝到合適的磁盤RAID5磁盤驅動器是更好的選擇。
甲方準備硬件：
l 服務器或者虛擬服務器一臺（必須）。
l 服務器安裝Windows2000以上操作系統、是服務器版本（必須）。
l 存儲磁盤陣列（可選）。
l 雙機熱備服務器 或者 備份的移動硬盤（可選）。
乙方工作：
因為中科東策軟件是快速一鍵安裝軟件，安裝非常的簡單，所以建議用戶自己安裝。公司負責免費的QQ遠程指導幫助、免費的電話指導服務。
如果，按天收取服務費用。
服務包括以下內容：
l 安裝軟件
l 指導幫助甲方完成設置文件存儲對應關系（多硬盤存儲情況下）（可選）
2. 培訓：
中科東策軟件提供了詳細的圖示性幫助，一般用戶可以通過幫助即可掌握軟件基本的操作。公司提供免費的QQ在線咨詢、免費的電話咨詢、免費的郵件咨詢。
如果，按天收取服務費用。
培訓內容以下內容：
l 軟件基本操作
l 系統管理功能培訓
l 服務器管理工具使用、備份、加密存儲等
3. 維護
服務內容：
l 提供免費的工作時間之內的QQ在線咨詢、免費的電話咨詢、免費的郵件咨詢。
l 提供同一款軟件的免費版本升級。
l 負責軟件錯誤免費修改。
l 負責數據遷移指導，遠程協助。
l 系統的U盤如果損壞，免費更換。
服務范圍：
乙方僅就銷售給甲方的軟件為甲方免費提供包含軟件系統的版本升級和補丁代碼升級服務。其它不是乙方提供的電腦硬件、網絡維護以及電腦病毒或用戶誤操作引起的系統問題，不在免費維護范圍。
部門版服務時間范圍：壹年，10次免費遠程協助服務
企業版服務時間范圍：二年
4. 二次開發：
公司提供收費的二次開發服務，用戶向公司提供開發需求說明，公司收到需求后給出開發的可行性說明和費用。雙方溝通具體細節，簽訂開發合同后按合同實施。
五、 安全性和穩定性設計
1. 文件集中管理
中科東策檔案管理系統將文檔集中存放在服務器上，便于文件的集中管理。
2. 加密存儲
系統支持數據加密存儲，用戶只需要設置一次，系統按設置的密鑰對文件進行加密存儲。系統采用透明的加解密機制，加解密對應用戶是透明的，不增加用戶使用的任何負擔。
A. 采用國密辦批準的密碼算法，密碼運算速度快，數據加解密速度為300M比特/秒；
B. 數字簽名采用RSA體制，模長為1024/2048位，簽名速度分別為60次/秒、15次/秒；
C. 采用PCI V2.1及以上標準，支持Windwos環境，提供CSP、PKCS#11等標準API和簡潔易調用的自定義API，支持X.509證書，產品通用性好，提供用戶或系統集成商二次開發接口；
D. 支持多進程、多線程操作，支持多密碼卡協同分布式工作，以滿足高速系統的堆疊工作方式；
E. 平均故障間隔時間（MTBF）≥9000小時。
3. 系統數據備份和恢復
系統支持自動備份，用戶只需要一次設置，系統自動把數據備份到其他磁盤或者網絡磁盤。
恢復數據時只需要選擇備份的路徑，系統自動恢復到備份的狀態。
4. 多硬盤功能
系統支持多硬盤功能，用戶可以把重要的數據存放到的級別較高的數據盤，這樣提供重要用戶（組）數據的安全性和穩定性。
系統支持在RAID5的部署系統，這樣既可以提供IO訪問速度，有可以保障磁盤硬件出現故障時文檔的安全。
5. 完整的權限系統
中科東策的權限貫穿整個系統，從組到目錄到文件，每個級別都有詳細的權限管理，在權限方面可以說做到了細的程度。
6. UK加密登錄
中科東策檔案管理系統提供了UK加密的登錄方式，用戶只有在擁有了系統的帳號、密碼，并且擁有特制的UK設備才能登錄系統，大大增強了系統的安全性。
7. 全面的文件操作日志
中科東策詳細記錄了系統任何用戶對任何文件夾、文件的任何操作。
8. 文件版本管理
中科東策提供了強大的版本管理功能，這樣保證了用戶在維護文檔時不至于把原來的版本丟失。
9. 防攻擊設計
中科東策采用自己的IIS，系統功能專一，不調用其它的應用程序，安全性要好于通用的IIS系統。
10. 防病毒設計
中科東策文件在服務器采用通用的文件格式，這樣服務器安裝普通的殺毒軟件，就可以查殺用戶上傳的文件。
六、 系統并發和大數據量存儲設計
系統采用文件系統和數據庫結合的方式，把文件保存到系統的文件系統中，用戶數據、權限、文件操作等信息保存到數據庫中，充分發揮文件系統和數據庫系統的優勢。
針對并發和大數據量存儲，系統有如下策略：
(1) 系統采用多線程機制，每個訪問一個鏈接，充分發揮系統效率
(2) 系統支持多網卡，多IP，可以大幅度提高網絡訪問效率
(3) 系統支持多硬盤及磁盤陣列
借助創新的云技術，中科東策檔案管理系統實現了文檔存儲云部署功能，它可以把海量的文檔（超過20TB）存放于網絡的任意一個磁盤陣列。這樣，用戶可以實現服務和存儲分離，不但更好的保障數據安全，同時增加系統的安全性。
中科東策檔案管理系統還可以支持動態增加磁盤陣列存儲。同時，中科東策檔案管理可以實現不同組的文檔部署在不同的磁盤陣列，保障密級高的文檔在安全性高的磁盤的存儲。
網絡存儲如下圖所示：
七、
軟件技術創新特點與客戶利益
軟件技術創新特點與客戶利益
當越來越多的企業、業務部門發現，投入大量人力和物力建造的業務、OA、ERP等IT系統，由于在文檔管理方面的先天缺陷，無法有效集中管理和存儲文檔。于是，更簡單、有效的集中管理、檢索和存儲文檔，以提高文檔的利用率和員工生產力，成為企業面臨的挑戰之一。
企業怎樣選擇適合自己的專業文檔管理系統？中科東策檔案管理系統專家，在綜合了行業需求特點之后認為，作為對業務系統的有效補充，專業的文檔管理系統要以創新為動力，以安全可靠、簡潔易用、經濟低廉、專業強大為用戶利益。為此，中科東策檔案管理系統以八大創新文檔管理發展之路，并成為系統重要的技術特點。
1. 輕量級架構
用戶輕松實現自助型的系統快速部署。專業的文檔管理系統不僅要基于B/S架構，而且需要專門開發WEB服務器、專業的開源免費數據庫、專業的文件批量導入功能等，讓任何規模的用戶能在三分鐘內完成安裝部署，用三分鐘的時間進入使用入門，而且應用幾乎不會中斷，實現了免現場維護。這樣，企業大大節省了在建立文檔管理系統方面的費用。
2. 分組管理模式
它是受贊賞的用戶權限體系。任何機構都擁有繁雜的人員結構，業務項目需要隨時召集任何人員加入，對此，一般的MIS系統都僅采用扁平式或簡單的樹形結構予以解決，而這種方法無法按照業務的分組要求，實現人員的靈活分組管理。中科東策檔案管理系統創造性地將人員、事務、組織結構等進行深入科學的剖析，總結出了特色的 “分組權限管理模式”，可以非常靈活地將文檔與不同屬性的人員（機構）進行對接，構建復合型文檔用戶。
3. 海量文檔集中存儲的云文檔技術
一些用戶存儲容量達到了數十TB。借助創新的云技術，中科東策檔案管理系統實現了文檔存儲云部署功能，它可以把海量的文檔（超過50TB）存放于網絡的任意一個磁盤陣列，同時可以支持數據庫的異地服務。這樣，用戶可以實現服務和存儲分離，不但更好的保障數據安全，同時增加系統的安全性。這樣的文檔存儲云部署和分級存儲和管理技術，不僅能夠保護客戶投資，而且降低客戶在新系統方面的投資，整體擁有成本降低，但系統的性能和安全性沒有任何損失。
4. 高效穩定智能的正文提取技術，以保障精確的全文檢索。
中科東策集成了自有知識產權的Microsoft Office，Pdf，Rtf等文件的正文提取、分析功能，使用戶不需要安裝Office等其他的工具或者軟件，也不需要啟動其他的系統服務，實現了軟件部署和應用的簡單高效。這樣，用戶的維護成本全面降低，系統運行更穩定。同時，中科東策實現了100萬文檔毫秒級全文檢索，讓用戶基本上實現了對文檔利用的“所想即所得”。
5. 開放的、高效的中文分詞技術，這讓文檔搜索更加精確。
6. 圖形圖像縮略圖及預覽技術
文檔管理軟件需要支持通用的圖形文檔格式的預覽，還有好支持Photoshop文件、數碼照片文件格式的預覽。
7. 基于WEB的文檔版本控制及文件修改
中科東策在這個領域實現了更好、更*的創新，讓客戶輕松實現此功能，達到有效的協同工作。
8. 文檔智能關聯技術
中科東策讓用戶可以把一個文件夾或者文件映射到其他的文件夾下，在目標文件夾下可以像操作本文件夾文件一樣操作原文件，方便文檔的歸類和臨時項目的規劃。
這八大文檔管理的技術創新，不僅確保了文檔管理系統的技術性，輕松管理OA、CRM、MIS、ERP、PLM系統無法涉及的文檔，更與這些業務系統珠聯璧合，讓已有的巨額IT投資，以經濟低廉的再投入，煥發青春，迸發更大的魅力。而企業在選擇專業的文檔管理系統時，也應該注意這些問題，并將之作為選擇文檔系統的通用標準。
八、
中科東策檔案管理系統
北京中科東策軟件科技有限公司
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