EDM圖文檔管理系統

杰信EDM圖文檔管理系統

1、概述

在現在的信息社會中，每天都有大量的數據和文件在產生。多項調查顯示，超過 80％的數據是非結構性的數據，絕大部分以各種文件格式、郵件格式存儲。而 Windows 操作系統和 Windows 網絡壟斷了工作環境，郵件系統也是人們最熟悉的辦公工具，所以在平日的工作中，人們使用的文件交換、共享、存儲方式就是通過郵件傳送、存在自己的電腦硬盤上、創建共享文件夾、拷貝到 U 盤上然后親自將遞送給同事，等等。

以上描述的工作方式，不管是在世界 500 強的大型企業里，還是在中小企業里，或是，都是常見的普遍現象。這也為企業和政府帶來了諸多麻煩，包括：

• 無法統一管理，需要時，不知道那一份文件在誰的電腦硬盤上；

• 公司內部人員的流動造成內部設計文檔流失；

• 安全控制是的隱患，什么重要文件在誰的手里，如何控制問題，如何遵循法規問題，如果包含客戶的隱私問題，都是非常棘手而又無法解決的問題；

• 無法統一備份和災備，需要花大量的人力和資源對每一臺電腦的硬盤進行備份；

• 無法執行企業內部的規則或流程；

• 每天花大量的時間和精力查找問題，無法有效的索引和檢索；

• 。。。

2、杰信EDM 系統目標

（1）提高圖文檔的有效管理

通過對圖文檔及用戶進行分級管理，有效控制非本系統操作人員的非法操作；通過建立圖文檔的產品結構樹，使產品與圖文檔相關聯，利于對產品的進一步管理。

（2）提高工作效率

通過應用網絡和數據庫技術管理各種圖庫，減少設計人員的檢索舊圖文檔時間，提高部門的運作效率；對各部門生成的文件統一管理，并提供給相關部門訪問，在更深層次上利用這些信息，提高整個企業的運作效率。

（3）確保設計數據安全性

數據文件的組織由應用程序管理，有權限控制。在文件系統和通用的商用數據庫上建立系統自己的數據文件管理方法，采用面向對象技術，在數據庫上建立一層對象庫，對數據和文檔的管理通過對象庫與文件系統和數據庫系統進行管理，確保數據和文件可靠。

（4）提供集中的、模塊化的管理

使信息維護化繁重為輕松，采用 D/S 架構技術，使管理員能夠從任何一臺計算機來管理、配置整個系統，建立并維護用戶及其它系統資源；系統的主要應用集中于少數服務器，很大程度上減少了系統維護的工作量。通過網絡實現了多個使用者之間的協同工作。 

3、杰信EDM 系統功能

杰信EDM圖文檔管理系統，可實現對電子化圖文檔及相關電子文檔的廣泛、充分、有效的利用，具有全面的安全管理，分級管理及統計管理功能。主要功能有歸檔管理、圖文檔檢索、權限管理、日志管理、版本管理、統計管理和操作管理。具體如下：

（1）歸檔管理（產品結構管理）

以產品結構樹（工程）的方式快速地建立整個企業需要管理的產品的圖文檔結構庫、技術資料庫、圖庫等多種庫，對上述的各種庫可以進行自行擴充和維護，在工作中能方便地對圖庫的圖文檔進行增加、刪除、更改，并對圖庫定期備份，使圖文檔資料的保存更為安全可靠。

▲以產品結構樹的形式，直觀、形象地表達出產品的結構；

▲整個系統結構包括：產品庫、通用件庫、標準件庫、外構件庫等多種庫；

▲在權限許可的情況下，可對各種庫進行增、刪、改等操作；

▲可定期對產品所有數據進行備份；

▲提供手工輸入、直接讀取 PCAD 明細表和讀入文本文件等多種數據輸入方式；

▲產品庫與通用件庫之間的可以相互轉換；

▲不同產品之間可以相互借用，從而保持了產品數據的一致性；

（2）文檔管理

杰信 EDM 除了對 PCAD、CAD、AUTOCAD 等其它 CAD 圖文檔進行管理外，也可以對各類電子文件進行分類管理。比如 WORD、EXCEL 生成的文件。

（3）圖文檔檢索（數據查詢）

杰信利用良好的用戶界面，提供包括快速查詢、模糊查詢和組合查詢在內的多種檢索方式，如通過圖文檔屬性（圖號、設計人、設計日期等）進行檢索、通過歸檔產品信息（各種機規信息）進行檢索。

▲提供快速查詢、模糊查詢、組合查詢等多種查詢方式；

▲可將查詢結果以*.dbf、*.xls 等多種格式進行保存、打印；

（4）權限管理（安全管理）

利用網絡及數據庫提供的權限管理模式，一方面將用戶分為系統管理員、設計人員等幾個層次，實現用戶的分級管理，不同的用戶對不同的圖文檔擁有不同的操作權限，同時，在使用過程中，可動態修改各種權限。

▲通過用戶管理將使用人員劃分為系統管理員、重點使用人員、一般使用人員等三級；

▲針對不同產品，設計人員可動態設置何人對該產品擁有何種操作；

▲歸檔之后，只有系統管理員可進一步動態配置操作權限；

（5）統計管理

系統提供了必要的統計功能，包括總明細表、標準件統計表、外構件統計表、外協件統計表等，同時可對各種統計 BOM 信息進行保存、打印輸出。

▲提供多種統計報表：總明細表、標準件統計表、外構件統計表等； 

▲報表格式可依具用戶需求定制； 

（6）日志管理（歷史記錄）

系統對各個操作者的登錄系統，下載文件及各種關鍵的重要操作都將自動記錄在案，用戶可通過對查閱圖文檔及修改圖文檔的日志記錄，對圖文檔資料進行有效的管理，做到有據可查，保障圖文檔的安全。

▲自動記錄所有登錄系統的信息；

▲自動記錄所有下載圖文檔信息； 

▲自動記錄所有操作信息；

（7）版本管理（版本控制）

如需對已經歸檔的圖文檔資料進行更改，原始圖文檔資料又須保存，系統的版本管理功能可將更改后的圖文檔與原始圖文檔同時保存，并自動排列版次。當版次達到用戶設置的版次后，繼續修改，系統將自動刪除最原始的版次。

▲對于歸檔圖文檔，如果進行更改將進行版本管理；

▲對于版次，用戶可根據自己需要任意設置；

（8）操作管理

圖文檔管理系統對圖文檔資料的信息提供了多種方便的輸入方式，包括手工錄入、直接讀入文本文件、從 PCAD 所繪圖文檔中的名細表及標題欄自動讀取相關信息等；提供產品零件部件與通用件的相互借用；提供多種文件格式的快速瀏覽。

從以上功能可以看出杰信圖文檔管理系統能夠使你的企業：

▲解決 CAD 圖文檔歸檔問題。用計算機介質（硬盤或光盤）可大大節省存儲空間，為企業節省新建或擴建資料檔案室的投資費用；

▲實現圖文檔的快速查找，大大節省工程設計人員的寶貴時間；

▲版本控制體系可以有效地控制產品的設計質量，提高企業質量管理水平；

▲產品信息報表統計匯總智能化，極大地提高效率

▲可與其他的系統實現無縫連接，可使信息交流的中間環節無紙化；

▲安全體系可防止圖文檔的非正常擴散，保護企業的知識財富不流失。

▲使企業建立新的適應信息化時代要求的圖文檔管理模式。

（9）工作流程

杰信工作流程可定制成固定流程和可配置流程，可配置流程隨時可以進行流程調整。

（10）批量工具

杰信 EDM 可以對圖文檔批量入庫、批量出庫、批量轉換、批量打印、拼圖打印、表單定義、報表定義。

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