隨著企業全面信息化時代的到來，人們越來越多地借助以計算機、互聯網等*技術為代表的信息手段，將企業的經營及管理流程在線實現，所有業務數據經由系統處理，快速形成管理層所需商業智能，這樣，電子文檔就成為企業信息的主要存儲方式及企業內、外部之間進行信息交換的重要載體。如何保護電子文檔的安全問題，作為領域的一個重要內容，必將越來越受到重視。
近年來，國內設計院所在科技建院、科技興院和可持續發展的方針指導下，大力推進信息化建設，以信息化帶動設計院的現代化，取得了矚目的成績。特別在遠程異地辦公、設計應用軟件資產規模、三維設計技術推廣應用和協同辦公等領域，單位投入了大量的資金，逐步形成了一整套覆蓋設計院各個業務和管理領域的信息化基礎體系。在此基礎上，安全作為信息化建設的重要一環，對于以知識成果為企業重要效益來源的設計院所，尤顯重要。
設計行業的通用需求
為提高設計院內部數據的安全性，實現內部檔內容流轉安全可控，實現文檔脫離設計院管理平臺后能有效防止文件的擴散和外泄，需要建立一套完善的文檔安全管理系統，即對于設計院內部文檔使用范圍、用戶權限、用戶操作、文檔流轉進行控制管理，以防止文檔內部核心信息非法閱覽、拷貝、篡改。達到既防止文檔外泄和擴散，又支持內部知識積累和文件共享的目的。內部的數據安全需從以下幾方面解決：
1.怎樣確保設計院內部與外部之間重要電子文檔的暢通、安全的交流；
2.如何保障各應用、辦公系統等數據的存儲和使用安全；
3.如何保障終端數據的離線安全；
4. 如何保障電子文檔整個生命周期內，在辦公終端、業務系統之間流轉的安全；
5. 如何解決與外協人員、合作伙伴等的數據交互安全；
6. 如何保障移動設備、存儲介質的數據安全。
7、在日常辦公過程中，經常需要對文件不同用戶不同訪問權限，雖然使用Windows的網絡共享功能可以解決部分需求，但無法針對不同文件提供更細致的權限訪問控制，從而也無法做到對文件訪問的有效管理和控制。
8、由于業務的需要把文件外發之后，無法控制其二次傳播。
9、對于經常出差或者外出辦事的員工，無法控制他們在離開內網環境下，其筆記本上存儲的機密數據的安全。
10、數據信息進行若遺失，無法恢復。
11、一旦出現文件事件，缺乏有效跟蹤查詢的依據。
數據加密的解決方案
P-EDS科技以企業安全為首要目的，根據對勘察設計企業的市場調查研究，通過整合自身數據加密技術、數據生命周期管理技術，對機密數據在生命周期的識別、使用、共享、存儲和輸出五個階段分別進行控制管理，形成了一套特色數據安全管理解決方案。
1.防止員工在工作過程中對電腦的無意識操作或有意識操作，致使公司重要資料如Office文檔，CAD、Photoshop、3DMAX、UG、Pro/E、CAXA、CATIA等外泄；
2.防止人員在離職時把公司的核心圖紙和技術文檔復制帶走，然后到競爭對手公司任職或通過不正當的行為成為對手的參考資料；
3.防止公司因業務需要把核心設計圖紙和技術文檔外發給協作廠商，容易造成再次擴散，致使設計圖紙和技術文檔流轉到市場每個角落；
4.防止出差人員因工作需要，把核心圖紙和技術文檔帶出公司，怎么樣在不影響人員工作同時，保證其安全性；
5.防止人員誤操作或自然災害導致設計圖紙和技術文檔損壞，怎樣還原這些文檔；……
